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智能项目管理系统

1.产品介绍

1.1产品概述

WBS总是处于计划过程的中心,也是制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理计划和采购计划等的重要基础,同时也是控制项目变更的重要基础。项目范围是由WBS定义的,所以WBS也是一个项目的综合工具。

本产品内置WBS功能,是一个帮助项目经理项目团队确定和有效地管理项目工作的系统。系统提可视化的项目可交付成果,以便估算工作量和分配工作。帮助改进时间、成本和资源估计的准确度。帮助分析项目的最初风险。

1.2产品架构

产品主要包含有项目全局视图、项目建设准备、项目建设更新、项目移交及后续管理、WBS模板管理。

全局视图能给项目领导一个所有项目的总体进度把握和风险控制,能够及时发现和规避风险;WBS模板制定用以定制常用的项目模板,帮助项目管理者有效的制定和拆分任务以及资源的设置;项目建设准备用以分配整个项目负责人和准备WBS计划(设定各项任务完成时间、预算金额等);项目建设施工是在发起WBS任务之后对项目的每个任务的进度更改以及成本和资源的填写;项目移交及后续管理则是项目完成后的归档,或交接于他人发起新的项目建设。

2.产品特性

2.1 项目全局视图

2.1.1项目概览视图

项目概览视图便于领导总体把握。

这个视图分为两个页面:一个页面是在建项目和完成项目的图表统计,如按地区维度使用地图显示在建和完成的数量,按时间维度以柱状图的形式统计年份或月份的在建和完成项目等;另一页面则是在建项目的各节点的横向节点视图和饼图的显示方式切换显示,可以一目了然的知道有多少在建项目卡在哪个环节,该页面下半部列出查询条件,以便查看需要的项目。

2.1.2项目风险视图

项目风险视图可以及时发现项目进行中的各种潜在风险和已存在的问题。

项目风险视图分为多块,首先是整体风险模块,统计出存在风险的所有项目以图表的形式显示,然后是预警风险模块,该模块统计出将要逾期或超预算(具体视项目类型)的各个项目,最后是各个细项风险模块,如逾期风险模块,超概算风险模块。点击风险模块可以查看该项目详细节点及逾期情况等。


2.2项目建设准备

2.2.1项目创建和人员委派

此页面分为项目创建和人员委派两个功能。项目可以直接创建也可能是从其他项目后续流转到此。项目必须有整体负责人或者是项目发起人,项目人员委派功能则是当有新的项目时给其分配发起人。然后由发起人登陆系统后,发起整个项目流程和创建WBS任务。

2.2.2 WBS计划配置

系统的WBS模块具有与project相同功能。

WBS模块具有快速通知全组迫在眉睫的最后期限、项目里程碑或日程变更。轻而易举地创建网络图——利用新的版式和筛选选项、增强的格式化选项和新添加的用户定义的文本标签。创建简化数据的图形标记,为数据提供清晰的图形标记有助于一目了然地区分任务与资源。

发起人可以从配置好的模板中选择所需模板或者新建一个WBS,设置其工期和资源,如开始时间、结束时间、负责人等。也可以根据实际需求添加删除任务,或者改变任务顺序,当配置完成后、发起这个WBS任务时,相应任务的负责人会根据设定时间收到短信和邮件接口发出的WBS任务提醒。

项目经理可以建立自动接收实际时间、项目完成百分率或定制域中的任意信息,以减少花费在管理操作上的时间。


2.3项目建设施工

2.3.1 WBS进度更新

团队成员可以创建任务,项目负责人在将这些任务添加到项目计划之前对它们进行审核。此外WBS具有任务委托功能,一旦任务由项目经理分配,任务就可以由团队领导委托给团队成员,或由同辈委托给同辈。如果需要,委托特性也可以被禁用。

团队成员会显示来自短信和邮件接口发出的WBS任务提醒合作完成WBS的任务表,因此他们可以在一个位置看到自己的所有项目和非项目任务。

设置非工作时间,WBS模块可以设置周末为非工作时间。团队成员可以向项目经理报告非工作时间,如休假或病假等,此外还可以报告不能参与项目的工作时间。

项目更新提供主要的功能:

1.   短信或邮件接口提醒,及时提醒任务操作人按时完成工作。

2.   任务进度更新,表格和甘特图设置任务进度,领导能随时了解任务情况。

3.   资源配置更新,当模板定制资源列后,可以在对应列填写相应资源或上传附件,当设置发起流程字段时,可以后台发起该任务的流程。

2.3.2 项目问题管理

项目成员对于项目建设过程中出现各种问题需要及时汇报,由此系统提供了项目问题管理。

2.4项目后续管理

2.4.1竣工或移交管理

对于存在后续任务的项目,可以在此选择移交发起后续任务,WBS创建和人员委派页面会受到一条任务代办,不存在后续任务的可以直接选择归档,该项目记录就会流转到归档页面。

2.4.2归档项目管理

此功能列出所有已归档的项目,以供用户查看和分析。选中归档项目后有详细情况、资源视图、时间视图等数据分析。

资源视图列出了项目中的各种资源、如采购花费、附件列表等。时间视图则是以时间串行展示各个任务完成情况。


2.5   WBS模板管理

WBS模块与project应用功能类似,分为左右两块,左边是表格形式数据,右边是甘特图展示,可随意改变左右大小。

WBS模块提供一排工具按钮。有撤销与恢复功能,插入和删除一行任务,改变任务上下级,放大和缩小时间(针对右侧甘特图),打印页面等功能。左侧表格具有折叠和展开功能,改变上下级、选择任务开始结束时间和设置依赖任务等功能。右侧甘特图可以直接拖动任务时间,拉线任务依赖等。

模板管理可以将N个小任务定义成一个大的节点模板,然后根据该模板分配人员和资源。模板自带任务编号、任务名称、开始时间、结束时间,设置模板时还可以定义资源列,如预算金额、联系人、附件等,如果一项任务关联一个流程、则可以配置发起流程。

WBS模板管理能够添加、编辑和删除模板。设置常用WBS任务为模板,为项目的配置和更新做准备。


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